時間跟蹤: 為什麼您的業務需要它

Posted in 管理人力資源 | by Jiehui Kwa on 27 十一月 2018

Last updated on 27 十一月 2018

我們已經從打孔卡的時代走了很長的路。 由於採用了現代技術, 時間跟蹤變得容易多了。 但這並不意味著經理們不能做得更好。 一些組織很高興地認為, 使用試算表和其他形式的資料輸入等方式跟蹤工作時間就足夠了。 雖然這肯定有助於減少文書工作, 但幾乎沒有取得其他成果。

 

無論大小, 任何企業都不能把生產力浪費在一個功能上–由於目前的 SaaS 選項–幾乎不需要人為干預。 然而, 這正是許多公司至今所做的。

 

簡單地說, 時間跟蹤最好留給一個精簡的自動化系統。 由於各種原因, 它是積極主動、有效和明智的。

 

 

精度

首先, 我們需要承認, 當企業不利用時間跟蹤技術時, 就會出現最明顯的問題。

 

我們都聽說有人用 “我是人” 這個詞來擦掉他們犯了錯誤的事實。 但作為一名經理, 當員工因為 excel 中的拼寫錯誤而工資短缺時, 這個藉口會讓你走多遠呢? 如果你幸運的話, 你需要做的就是寫一張新的支票。 但是, 如果你必須將更正發送到工資單或會計部門, 你可以想像, 這對你自己和受影響的工人來說, 是多麼漫長和可怕。

 

 

監控計劃遵守情況

曠工和遲到一直是個問題, 但發現每一次違規都是很困難的。 當留給一小群主管的時候, 員工從縫隙中溜走, 帶著幾個遲到或提前離開的人逃過一劫, 並不難。 也許即使是一些主管, 也根本不太在意他們的團隊成員在休息時額外的一兩分鐘。

 

這樣的行為不僅代價高昂;讓它不被人注意–也不會不受懲罰–不會阻止人們。 如果有的話, 他們會繼續推動自己的運氣, 浪費寶貴的公司時間。

 

當然, 有了自動化系統, 這樣的問題就很容易跟蹤和解決。 電腦不玩我的最愛, 也不容易忽視 “時間盜竊”。 這是一個很好的方式, 以確保公平, 同時執行員工合規, 同時確定問題員工。 它允許對計畫和任務遵守採取更加主動的方法, 而不是被動的方法。 另外, 知道他們的時間將被準確地跟蹤是一個有效的威懾潛在的時間小偷。

 

 

避免 “好友沖孔”

另一個眾所周知的是, 主管和人力資源專業人員都是如此, “哥們拳打腳踢” 是一種違法行為, 員工有同事代表他或她打進來。 在基本打孔卡的時代, 這一點尤其有問題。

 

讓這種做法特別令人髮指的是, 遲到的員工很容易逃過一劫。 有了這樣的漏洞, 假設一些人養成了這樣的習慣, 並不是一紙空文。 最終, 他們剝削同齡人, 拿工資不工作。 無論從道德還是從財政角度來看, 這都是一件可怕的事情。

 

時間跟蹤軟體可以提供説明。 這些程式允許雇主設置個人使用者名和密碼, 供員工以電子方式登錄。 可能需要其他身份證明, 如員工的照片和位置。 因此, 讓某人為某人的利益進行一拳的進來變得很困難。

 

 

方便

考慮到經營企業有多複雜, 任何簡化都是有益的。 在這種情況下, 時間跟蹤軟體是一個有用的工具。

 

首先, 使用電子系統來跟蹤員工的進進出出時, 會消除文書工作。

 

其次, 使用時間跟蹤軟體有助於準確保存記錄, 提供一個單一的、集中的即時系統, 任何員工的工作時間都可以快速參考。

 

第三, 無論需要監測多少個地點或部門, 這些程式都能集中時間跟蹤的功能。 擁有一個可從任何內部電腦訪問的單一系統, 遠比協調不同部門和辦公室的考勤檔要好得多。

 

 

遵守勞動法

人力部對加班問題非常明確。 不幸的是, 人為錯誤往往會導致誤判, 剝奪雇員依法應得的加班費。

 

主管可以很容易地參考這些電子記錄, 以確定加班工資何時適用, 並相應地分發。 它降低了潛在訴訟的風險, 同時促進了準確的支付。

 

 

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