選擇人力資源軟體時需要考慮的6件事情

Posted in 管理人力資源 | by Jiehui Kwa on 27 十一月 2018

Last updated on 27 十一月 2018

當你最終意識到你的企業在管理人力資源方面需要升級的時候, 你會有一個決定性的時刻。 它通常是當曾經是你最可靠的工具在工資單計算和離開跟蹤, excel, 慢慢成為一個拖動。

 

當您的人力資源經理離開公司, 新經理無法獲取只有其建立者才能理解的複雜 excel 公式時, 可能會出現這種情況。 當您發現您的公司一直在使用的遺留系統實際上通過耗時的維護和升級花費您, 並且它甚至不允許您在最需要的時候提取資料時, 這種認識也會對您造成打擊!

 

所以現在已經沒有回頭路了。 您需要一個新的人力資源軟體, 可靠地滿足您公司的人力資源需求。 以下是您在為您的企業尋找合適的 hr 軟體時應該注意的一些事項。

 

 

1. 服務要求

在開始搜索 hr 軟體之前, 您應該清楚您需要哪些功能。 所有企業最常見的要求是工資單和休假。 有彈性工作時間政策並需要輕鬆計算加班時間的企業可能也需要一個時間和考勤系統。 其他公司可能只需要索賠和福利制度。

 

有一些提供全方位服務的供應商提供包含上述所有功能的集成解決方案。 擁有一個綜合系統的額外好處意味著你所有的不帶薪假、加班、報銷和福利報銷都可以同時顯示在員工的工資單上!

 

 

2. 集成功能

協力廠商集成是您應該關注的一個重要功能。

 

試想一下, 如果您的人力資源系統還可以與您的財務團隊使用的會計軟體集成。 人力資源和財務的角色越來越交織在一起, 尤其是在工資單方面。 當工資單系統可以輕鬆地與其他會計軟體集成時, 您可以享受更大的控制和效率, 因為兩個團隊都將處理相同的資料。

 

警惕人力資源軟體供應商不願意與協力廠商建立夥伴關係和進行集成, 因為這預示著靈活性, 這可能會限制您未來的集成選項。

 

 

3. 長期可行性

改變系統不是一個容易的過程。 你必須說服你的管理層, 把你所有的資料轉移過來, 對你的員工進行再教育, 做並行測試, 花時間去適應新的系統。 從本質上講, 這是很耗時的, 而不是你想每隔一年經歷的事情。

 

雖然新的 hr 系統具有正確的功能很重要, 但另一個首要考慮因素應該是軟體隨業務增長的靈活性和可擴充性。 這意味著軟體應該能夠跟上技術進步、監管變化和其他發展。 向供應商詢問他們的產品路線圖, 以便您瞭解系統升級的頻率。

 

 

4. 雲計算

是否使用雲? 這是許多決策者面臨的困境, 特別是如果他們不太熟悉雲軟體的工作原理的話。 這個決定其實是很容易做出的。 這就是原因。

 

雲有許多好處。 其中之一是, 更新通常是在雲上自動完成的, 無需額外費用。 它也更容易和更快地設置和運行系統。 雲系統也被發現更具成本效益, 儘管一開始似乎成本更高。 它們實際上可以説明您節省費用, 因為雲軟體的訂閱模型消除了大量的隱性成本。

 

雖然對雲上資料的安全性仍有許多擔憂。 隨著越來越多的雲供應商投資于資料安全, 這種情緒正在迅速消失。 這包括遵守 iso 27001 等全球資訊安全標準, 為客戶提供更大的保證。 事實上, 在上個月舉行的新加坡金融技術會議上, 新加坡中央銀行董事總經理表示, 他們對金融機構使用雲計算沒有異議。 這表明, 來自新加坡監管最嚴格的行業之一的雲採用越來越被接受。 話雖如此, 但必須進行一些盡職調查, 以確保 hr 軟體供應商有適當的安全控制。

 

 

5. 供應商穩定性

隨著雲的日益普及, 開發軟體的成本也大大降低。 這導致了市場上許多新的雲軟體公司的萌發。 雖然這些新軟體中的許多可能成本更低, 擁有漂亮的使用者介面, 但重要的是要做一些背景調查, 以確保他們的業務可行和財務穩定。 畢竟, 考慮到切換系統所需的所有努力, 如果供應商幾個月後就不在身邊為系統提供服務和改進, 那將是浪費時間和金錢。 你可以做的一些事情是親自安排與公司代表的見面, 最好是在他們的辦公室, 這樣你就能感受到他們的業務情況。 您也可以前往 acra 網站 (適用于新加坡軟體供應商) 購買企業合規性和財務狀況,以查看軟體供應商的財務狀況。

 

 

6. 費用

這似乎是不折不扣的。 幾乎每個人在購買新的人力資源軟體時都首先考慮成本。 對於預算有限的中小型公司來說尤其如此。

 

雖然成本很重要, 但不要陷入使用價格標籤來決定獲取哪種 hr 軟體的陷阱。 更重要的是, 仔細評估每個軟體的價值, 你會得到它。 如果你能節省一半的時間, 花更多的錢是值得的。 事實上, 成本應該是您與潛在的 hr 軟體供應商討論的最後一件事。 首先, 您應該調查該軟體是否真正適合您的需要。

 

不過, 儘管如此, 在簽合同前, 一定要確保沒有隱藏的費用。 定價結構應透明, 以防止在收到發票時出現任何不必要的衝擊。 此外, 請提前詢問供應商將來是否需要任何其他隱性費用, 如維護費或升級費。 在考慮軟體的總成本時, 必須考慮到所有這些因素。

 

 

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