5個常見的工資錯誤要避免

Posted in | by Jiehui Kwa on 27 十一月 2018

Last updated on 27 十一月 2018

處理工資單是企業運營過程的重要組成部分。 就像每個員工都需要工資支票一樣, 每個企業, 無論大小, 都要運行工資單來支付員工工資。 然而, 工資單上的錯誤每年都讓企業損失數千元來糾正。

 

薪金在留住工作人員和員工士氣方面發揮著重要作用。 良好的薪金管理系統的跡象包括迅速和準確的付款、遵守當地條例和保持適當的記錄。

 

在 justlogin, 當我們與像你這樣的上千家企業合作時, 同樣的問題經常會出現。 因此, 我們已經整理了五個常見的工資錯誤, 以避免分享和你在一起

 

  1. 不准確的員工詳細資訊

為了進行準確的工資單處理, 有必要保留一個更新的員工資料庫, 其中包含所有相關資訊。 這包括雇員的年齡、國籍、開始日期、移民身份 (如適用)、銀行帳號 (工資入計) 等。 通常情況下, 公司沒有對員工資料進行定期健康檢查的習慣。 銀行帳戶號碼或移民身份的任何未更新的變化都可能需要時間來糾正, 並給員工帶來不應有的壓力。 不斷提醒員工更新其員工詳細資訊中的任何更改, 並在發生這些更改時自動通知員工。 例如, 當就業准證持有人獲得新加坡永久居留身份時, 這一點尤其重要。 這種移民身份的改變將需要改變雇員隨後的中央公積金扣除和繳款。 如果做得不好, 該組織可能會在不知情的情況下招致巨額處罰。 同樣, 工作人員資料庫中需要在工作人員資料庫中明確記錄按小時分配的雇員的薪金和各種工作人員福利, 因為不准確往往導致代價高昂的薪金錯誤。 因此, 每個組織都應對員工的詳細資訊進行定期審計。

 

  1. 不遵守當地法規

在新加坡的情況下, 除了中央公積金的供款外, 你是否知道雇主在工資方面也有其他幾項法定義務? 雇主必須為所有員工(包括所有本地和外國,臨時,兼職和臨時員工)提供技能開發徵費(SDL)捐款。 SDL繳費率為員工每月總薪酬的25%,最高為$ 4,500或$ 2,以較高者為準。 這是對中央公積金捐款或外籍工人徵收的其他款項的單獨徵稅。 此外, 自2016年起生效, 雇主必須向《就業法》所涵蓋的所有雇員發放分項工資單。 不遵守將招致處罰。 由於這些地方法規確實不時變化, 一些公司可能往往忽視這些規定, 特別是在資源捉襟見肘的情況下。 這可能導致處以重罰。 因此, 企業要麼需要分配資源來保持最新的合規性, 要麼投資于在這一領域説明他們的工資單軟體。

 

  1. 不一致的付薪計畫

你給員工發工資的頻率會對你的運營和現金流產生實質性的影響。 這也會影響到你的員工。 有一個一致的工資支付時程表是必不可少的, 以保持員工的士氣。 任何延遲付款都可能無意中影響員工的支出計劃或GIRO安排。 中央公積金的定期付款對於避免違規處罰也至關重要。 然而, 對於資源有限的企業來說, 往往會被日常運營消耗得如此之少, 以至於難以在最後期限前按時處理工資單。 這種掙扎還可能導致計算錯誤, 對企業的帳目產生不利影響。 通過考慮使用可説明您按時使用工資單處理軟體來降低此風險。

 

  1. 人為錯誤

可以理解的是, 員工人數較少的規模較小的公司可能不會投資于工資單軟體或外包工資單管理, 以節省成本。 然而, 將所有各種薪酬要素製表所涉及的人為因素很容易被誤判。 這樣的錯誤可能代價相當高昂, 事實上可能會對公司的資源產生反效果。 通常發現錯誤的一個例子是中央公積金繳款的計算, 特別是對國民兵役、兼職人員或緩刑雇員的繳款。 同樣, 在計算員工的工資支出時, 在考慮他們不同的休假類型、福利和費用報銷時, 錯誤也很常見。 除了這些計算誤差外, 舍入過程的非標準化也往往是誤差的根源。 然而, 這些常見的工資單錯誤可以通過適當的工資單軟體和/或外包人員薪金服務提供者的專門知識來防止。

 

  1. 缺乏適當的工資記錄

經常被忽視的是, 未能保持適當的工資單記錄是中小型企業中一個非常普遍的錯誤。 當在付款方面存在爭議時, 這可能是一個重大問題。 公司有義務在政府監管機構提出任何詢問時出示記錄並提供適當的表格。 這也是為了確保發現的任何差異都能早日得到糾正, 很容易。 在新加坡, 企業需要每年在每年 3月1日之前向新加坡稅務局 (iras) 提交納稅申報表。 那些不適當注意適當的工資管理的公司, 最終會因為沒有跟蹤和保存適當的記錄而付出巨大的代價。 投資于工資單軟體, 説明您生成適當的記錄在您的指尖可以説明您克服陷入這種情況。 或者, 您的外包工資單服務提供者將被要求根據要求維護和製作記錄, 作為合同義務的一部分。

 

在強調了這些常見的工資單錯誤以避免後, 再次審視你的薪資運行過程, 確保你在繼續之前有了所有的理由, 這是值得的。

 

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